Escrever e-mails pode parecer tarefa simples mas, é importante lembrar que, quando em ambiente corporativo, esta forma de se comunicar pode determinar o bom andamento do trabalho ou atraso e falhas de fluxo caso não seja realizada a contento. O e-mail também pode ser considerado um documento, por isso, é imprescindível que toda comunicação eletrônica seja feita de forma clara, precisa e cuidadosa, para que não ocorram ruídos ou, até mesmo, mal entendidos. Confira neste pequeno manual o que é preciso para escrever bons e-mails e fazer melhor uso deste canal de mensagens.
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Não seja grosseiro
Seja sempre polido e educado em seus e-mails. Refira-se ao destinatário com cordialidade e encerre a mensagem com termos como 'atenciosamente' e 'cordialmente'. Também saiba diferenciar boa educação de intimidade, mandar beijos e abraços, por exemplo, em e-mails de trabalho não é apropriado quando não se tem a devida proximidade da pessoa que receberá a mensagem.
Jamais ultrapasse os limites
Pegando gancho na dica anterior, escreva sempre consciente dos limites profissionais. E-mails corporativos podem ser considerados documentos, portanto, identifique-se com seu nome, cargo, empresa e telefone. O tratamento ao destinatário deve ser sempre formal.
Nunca descuide da ortografia
Ortografia, pontuação, concordância e todas as demais normas do português normativo devem ser aplicadas cuidadosamente em seus e-mails. Além de causar boa impressão, isso facilita a compreensão da sua mensagem pelo leitor final. Em caso de dúvidas, você pode consultar a boa e velha Gramática ou até mesmo sites que ensinam as regras da nossa língua materna.
Não desvie a atenção
Antes de clicar em "enviar" certifique-se que colocou o endereço correto do destinatário. Os recursos de autocompletar dos programas de correio eletrônico podem lhe confundir e enviar a mensagem para a pessoa errada.
Não deixe o Caps Lock ligado
Escrever em caixa alta, usando o Caps Lock, significa estar gritando ou falando grosseiramente. Fique atento para não digitar seu email desta maneira pois, além de soar grosseiro, também torna a leitura um tanto desagradável. Se houver a necessidade de frisar uma ou outra palavra, tudo bem, mas uma mensagem inteira em caixa alta não é bem vista.
Não esqueça de fazer indicações ao destinatário
Para facilitar a leitura da sua mensagem você pode fazer pequenas indicações para a pessoa que vai recebê-la. Sempre coloque no assunto do e-mail o tema que será tratado e, se enviar arquivos anexos, faça uma sinalização no corpo da mensagem.
Clareza e objetividade não são opcionais
É comum que, em um dia de trabalho, você envie e receba inúmeros e-mails. Imagina a dificuldade em entender e-mails longos e com muitos detalhes. Para otimizar a rotina de trabalho, procure ser claro e objetivo em suas mensagens. Assuntos mais complicados talvez demandem e-mails mais longos, mas, sempre que possível, priorize as informações mais relevantes e tente facilitar a leitura da sua mensagem.
Jamais descuide do visual
No ambiente corporativo, menos é mais. Escolha fontes de fácil leitura, sem abusar do colorido e dosando os recursos como negrito e caixa alta (como já dito anteriormente).
Dica extra!
Caso você não possua um e-mail corporativo e precise de uma conta para se comunicar no trabalho, procure criar um endereço fácil de ser lembrado. Evite o uso de números que evidenciam sua idade e palavras que remetam a visões religiosas e políticas. O ideal mesmo é usar seu nome e sobrenome.
Gostou das dicas? Conta pra gente o seu segredo para uma comunicação eletrônica eficaz.
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